De afgelopen jaren zijn diverse bedrijven druk bezig geweest met het implementeren en certificeren voor de Veiligheidsladder (SCL, Safety Culture Ladder). De Veiligheidsladder ziet erop toe dat organisaties houding en gedrag ten aanzien van veiligheid bevorderen om uiteindelijk te komen tot een betere veiligheidsperformance. Dat vinden we uiteraard heel belangrijk, maar nog belangrijker is om ook in de toekomst gecertificeerd te blijven én voorbereid te zijn op nieuwe wijzigingen. Er staan meerdere wijzigingen op de planning van de norm zelf en verplichtingen voor organisaties. In dit artikel delen we het nieuws over de Veiligheidsladder met jullie.
Verplichting Trede 3 vanaf 2025
Sinds 2022 moeten bedrijven die onder de ViA vallen aantonen minimaal op Trede 2 van de Veiligheidsladder te staan. Dit is het instapniveau. Het doel van Veiligheid in Aanbesteding (ViA) is om samen te werken aan het stimuleren van veilig gedrag in de hele keten. Daarom is uitgesproken op termijn de lat hoger te leggen door minimaal Trede 3 te eisen.
Per 1 januari 2025 zal Trede 3 van de Veiligheidsladder als eis gaan gelden bij Veiligheid in Aanbesteding (ViA). Dat klinkt nog ver weg en gelukkig is er nog voldoende tijd, maar we raden organisaties wel aan om hier rekening mee te houden bij het implementeren en certificeren voor de Veiligheidsladder. Voor organisaties die het plan hebben om te certificeren, is ons advies om direct voor Trede 3 te kiezen. Voor organisaties die op dit moment op Trede 2 staan, is het noodzaak om op tijd voorbereidingen te treffen om naar Trede 3 over te gaan. De overgang van Trede 2 naar Trede 3 heeft meer impact op de organisatie, dan het certificeren voor Trede 2. In beide gevallen zijn wij uitstekend in staat om in het proces te begeleiden en adviseren.
Wijzigingen door verplichting Trede 3
De verplichting om minimaal op Trede 3 te staan vanaf 2025 brengt ook een aantal veranderingen met zich mee in het proces tot certificering. Eerst leggen we kort uit wat de mogelijkheden zijn binnen de Veiligheidsladder:
Om een trede op de ladder te behalen, wordt bij bedrijven de Veiligheidscultuur gemeten volgens vastgestelde normeisen. Kwalificeren binnen Veiligheid in Aanbesteding (ViA) en daarmee aantonen dat een bepaalde trede op de Veiligheidsladder (SCL) wordt gehaald kan op vier manieren:
- SCL Original (met SCL Original certificaat met trede als resultaat)
- SCL (met SCL certificaat met trede als resultaat)
- SCL Light (met SCL Light statement met trede-indicatie als resultaat)
- Approved Self Assessment (met bewijs dat proces goed is gevolgd zonder trede-vermelding als resultaat)
Bij SCL Original, SCL of SCL Light kan er zelf gekozen worden of en welke Self Assessment Questionnaire (SAQ) gebruikt wordt. Een SAQ geeft inzicht in de veiligheidscultuur van een organisatie. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden als nulmeting om een ontwikkel- of verbeterplan om te stellen, om een zelfevaluatie te doen, of als onderdeel van een auditproces. Binnen de SAQ kan gekozen worden tussen 2 vragenlijsten: SAQ Compact en SAQ Extended.
SAQ Compact: een verkorte vragenlijst, opgedeeld in vragen voor de operationeel medewerker (12 vragen) en vragen voor management/directie (28 vragen). In het geval van de Approved Self Assessment is deze variant verplicht.
SAQ Extended: een uitgebreide vragenlijst die met name door de KAM, veiligheidskundige van het bedrijf, kan worden gebruikt voor een analyse. Afhankelijk van de gekozen trede worden bijbehorende stellingen uitgevraagd, met als maximum 233 vragen op de hoogste trede (Trede 5).
Bekijk hier inzichtelijk alle certificeringen
De belangrijkste veranderingen door de verplichting van Trede 3:
- Met de Approved Self Assessment is het niet mogelijk om Trede 3 aan te tonen, dus vanaf 2025 adviseren wij om minimaal voor de SCL Light te gaan (afhankelijk van branche en waarde opdrachten)
- Waar voorheen bij SCL Light verplicht werd om voor SAQ Extended te kiezen, is het nu ook mogelijk om voor SAQ Compact te kiezen.
Binnen SCL en SCL Original mogen – net als in het verleden – de SAQ Compact en SAQ Extended beiden gekozen worden.
Kortom: wil je starten met het traject om te certificeren voor de Veiligheidsladder? De keuze tussen Approved Self Assessment, SCL Light, SCL en SCL Original hangt ten eerste af van de branche en de waarde van opdrachten, maar wij adviseren om in de meeste gevallen voor minimaal SCL Light te gaan. Het is verstandig om bij twijfel uit te vragen aan huidige opdrachtgevers wat zij eisen. De keuze tussen SAQ Compact en SAQ Extended hangt van verschillende factoren af, dus afhankelijk van jullie wensen zullen wij hierin adviseren.
Veiligheidsladder 2.0: overige wijzigingen
Naast de verplichting tot Trede 3 vanaf 2025, staan er ook veranderingen aan de norm zelf op de planning vanaf 2023.
In de afgelopen jaren heeft er een grote verbreding van het toepassingsgebied van de Veiligheidsladder plaatsgevonden. Waar het in de eerste jaren nog een product was dat hoofdzakelijk in de spoorsector werd toegepast, is er vanaf 2016 een verbreding te zien naar vele andere sectoren. Voorbeelden daarvan zijn de bouwsector, de netbeheerders en sectoren op diverse vormen van dienstverlening.
Met die verbreding in de toepassing van de Veiligheidsladder kwamen er ook meer een meer opmerkingen over de Veiligheidsladder, zowel op het gebied van het Handboek als het Certificatieschema. Voorbeelden hiervan zijn:
- De Veiligheidsladder kent teveel ‘spoor-gerelateerde termen’, waardoor de toepassing in andere sectoren lastig is;
- De Veiligheidsladder kent teveel beschrijvingen die systeemgericht zijn, die daarmee niet passen binnen het meten van de veiligheidscultuur;
- In de Veiligheidsladder komt de (rol van de) medewerker onvoldoende naar voren, terwijl de medewerker een grote rol speelt binnen het veiligheidsbewustzijn van een organisatie;
- In de Veiligheidsladder ligt de focus teveel op arbeidsveiligheid, terwijl veiligheidscultuur veel breder is;
- Het huidige systeem van scores op een bedrijfsaspect/karakteristiek heeft ongewenste effecten (ook wel verwoord als ‘calculerend gedrag’).
Wijzigingen ten opzichte van de huidige Veiligheidsladder
Bovenstaande signalen hebben de aanleiding gevormd voor een volledige herziening van de Veiligheidsladder, resulterend in een nieuwe versie genaamd Veiligheidsladder 2.0. Wanneer de aangepaste norm precies actief wordt is nog onbekend, maar de publicatie wordt in 2023 verwacht. Hieronder laten we wel weten wat de veranderingen ten opzichte van de huidige Veiligheidsladder zijn:
1. De 6 bedrijfsaspecten worden vervangen door 5 thema’s
De methode van beoordeling door middel van scores wordt vervangen door een beoordeling die niet meer gebaseerd is op een puntentelling maar meer uitgaat van de observaties van de auditor op het gebied van houding, gedrag en cultuur. In de Veiligheidsladder 2.0 worden de huidige 6 bedrijfsaspecten vervangen door de volgende 5 thema’s:
Thema 1: beleid & leiderschap
Thema 2: kennis & vaardigheden
Thema 3: primaire & secundaire processen
Thema 4: samenwerking
Thema 5: leren & verbeteren
Ieder thema is daarbij onderverdeeld in een onderdeel ‘Organisatie’ en een onderdeel ‘Gedrag’.
Daarnaast kent elk thema enkele subthema’s, passend bij het hoofdthema.
Wat duidelijk anders is, is de beschrijving van de thema’s. In Veiligheidsladder 2.0 is deze beschrijving verhalend vormgegeven via een zogenaamde storytelling. In deze storytelling wordt een beschrijving gegeven wat er in een organisatie, op het betreffende (sub)thema en voor de betreffende trede, herkenbaar zou moeten zijn/geconstateerd zou moeten worden.
2. Bij Veiligheidsladder 2.0 wordt voor de beoordeling geen gebruik meer gemaakt van een puntentelling
Bij de beoordeling wordt gewerkt met 3 kleuren; een groene, een oranje en een rode score zijn daarbij mogelijk. Hierbij wordt een afzonderlijke beoordeling van ‘Organisatie’ (O) en ‘Gedrag’ (G) uitgevoerd. Omdat het bij het beoordelen van de cultuur met name gaat om de effectiviteit van de inspanningen en instrumenten die men implementeert, weegt de beoordeling van ‘G’ het zwaarst.
Bij de beoordeling van O moeten minimaal 4 van de 5 thema’s ‘voldoende’ (groen) beoordeeld zijn. Het thema dat geen groene score heeft, moet oranje scoren voor een positieve beoordeling. Een rode beoordeling betekent dat de trede niet gehaald is.
Bij de beoordeling van G moeten alle thema’s ‘voldoende’ (groen) beoordeeld zijn.
3. De verslaglegging per thema
Tijdens de audit worden de 5 thema’s met de onderliggende onderwerpen beoordeeld. Op basis hiervan constateert het auditteam sterke punten en verbeterpunten.
In de verslaglegging motiveren de auditoren per thema voor de afzonderlijke onderwerpen wat zij aan sterke punten en verbeterpunten hebben vastgesteld tijdens de audit. Hiermee krijgt de organisatie een beeld van haar positie binnen een trede, en daarmee van het groeipotentieel binnen ieder thema.
Ook bevat het auditverslag een onderbouwing waaruit herleidbaar moet zijn waarom het thema een bepaalde beoordeling gekregen heeft. Op deze wijze neemt het auditteam verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van de audit, waarbij de bevindingen van het auditteam de organisatie ook direct verder kunnen helpen in het ontwikkelen naar een hogere trede.
Dit zijn de criteria voor de verslaglegging:
- Per thema wordt voor de afzonderlijke onderwerpen een rapportage geschreven over wat goed is en wat beter kan. Ook wordt een beoordeling gegeven (op ‘Organisatie’ en ‘Gedrag’): groen, oranje, rood? Uitgangspunt is dat de opsomming per thema cultuurgericht moet zijn. Organisatie en Gedrag worden in samenhang met elkaar beoordeeld. Bij de beoordeling van ‘Organisatie’ wordt de relatie naar en de consequentie voor de cultuur gelegd. Hierbij is het globale beeld ten aanzien van het thema leidend. Hier wordt tevens een onderbouwing van de score opgenomen.
- Als de auditor iets bijzonders gezien heeft moet hij dit benoemen met de aanvulling wat dit volgens hem voor de cultuur betekent. Als de auditor daarbij aspecten tegenkomt die een directe relatie hebben met elementen die beschreven zijn bij ‘Organisatie’, dan moeten ook die benoemd worden.
- De rapportage moet beschrijven wat de bevindingen zijn. Het is geen advies maar enkel een weergave van de bevindingen.
- De rapportage mag niet herleidbaar zijn tot 1 persoon. Persoonlijke zaken mogen geen onderdeel zijn van de rapportage.
Zoals aangegeven is de verwachting dat de Veiligheidsladder 2.0 medio 2023 gepubliceerd wordt.
Is jouw organisatie van plan om een Veiligheidsladder certificaat te behalen of sta je nu op Trede 2 en wil je meer weten over de overstap naar Trede 3? Wij adviseren en begeleiden je hier graag bij. Neem contact op met één van onze ervaren adviseurs door te bellen naar 010 26 88 015 of mail naar info@devaart.nl om te horen wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen. Wij helpen je graag meer grip te krijgen op je organisatie.
